Wat is een goede use case?

Organisaties worden meer en meer datagedreven. Bij SMT geloven we zelfs dat ondernemingen geen beslissingen meer hoeven te nemen op basis van een onderbuikgevoel, maar dat iedere beslissing gebaseerd moet zijn op harde feiten en data. De manier om een organisatie klaar te stomen voor een datagedreven aanpak, is door use cases te verzamelen. Deze kleine business cases beschrijven welke beslissingen worden genomen, welke data daarvoor nodig is en hoe deze bijdraagt aan de strategische doelstellingen van de organisatie.

 

Hieronder de vier essentiële stappen om tot een goede use case te komen.

 

1. Bepaal de business goals.

Alles wat een organisatie doet, moet bijdragen aan de doelstellingen van het bedrijf. Dit mag niet worden verward met het behalen van een zo hoog mogelijke winst. Winst maken is een gevolg, en vaak ook een voorwaarde, voor het behalen van de gestelde doelen. De bedrijfsdoelstellingen zijn het waarom van een organisatie; Waarom doen we wat we doen?

Het in kaart brengen van het ‘waarom’ is de belangrijkste factor om de toegevoegde waarde van de use case te bepalen voor de organisatie. Als er meerdere use cases op tafel komen, dan kan op basis van de waarde voor de organisatie de juiste prioriteit worden aangegeven.

Zoals bijvoorbeeld een woonwinkel met als visie het verbeteren van het dagelijks leven van haar klanten.  Dit abstracte doel vertaalt zich naar de manier waarop producten gemaakt worden en welke producten in het assortiment thuis horen. Ook heeft het invloed op de beleving van klanten in de winkel, op de website en van het merk daarbuiten. Voor een IT-afdeling betekent dit dat alle diensten die geleverd worden in dienst staan van deze beleving. Medewerkers moeten snel en deskundig antwoord kunnen geven op vragen van klanten en maken daarbij gebruik van verschillende IT-diensten.

De prioriteit van een use case wordt dus voor een groot deel bepaald door de impact die het heeft op deze beleving. Het verbeteren van een applicatie die wordt gebruikt in de winkel, is in dit voorbeeld belangrijker dan het verhogen van de reactietijd van een applicatie die door personeel achter de schermen wordt gebruikt.

 

2. Kijk naar de waardeketen.

Een business proces bestaat vaak uit een aaneenschakeling van acties waarbij betrokkenen uiteenlopende wensen en behoeften hebben. Een goede use case houdt rekening met deze gehele keten van acties en voorziet in ieders behoefte.

In een organisatie wordt tegenwoordig een groot deel van de keten ingevuld door technische processen. Bij de verkoop van een bank door de meubelfabrikant zijn kassa-, voorraad-, planning- en logistieke systemen betrokken. Daarnaast zijn ook ondersteunende processen zoals marketing, de servicedesk en een IT-team nodig om de technische en operationele ondersteuning te verzorgen. Voor een goede use case is het essentieel dat de gehele keten in kaart gebracht wordt. Zodat ieders belang meetbaar en inzichtelijk wordt.

Zo kom je er wellicht achter dat een capaciteitsprobleem op de servicedesk meerdere oorzaken heeft. Een belangrijke factor lijkt te zijn dat het voor HR lastig is om voldoende mensen te vinden met de juiste capaciteiten. Daarnaast blijkt ook dat bij de recente groei van het aantal software developers het huidige testteam niet is meegegroeid. De kwaliteit van de software is daarmee achteruit gegaan, waardoor de servicedesk meer wordt belast met vragen van gebruikers.

 

3. Bepaal de risico’s, kosten en opbrengsten.

Een use case kan op verschillende manieren bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. De belangrijkste factoren daarin zijn risico, kosten en opbrengsten. Om op korte termijn een verhoogd rendement te halen, zoek je naar de use case waarbij met een kleine inspanning de kosten snel afnemen, de opbrengsten toenemen, of het risico verkleind wordt.

Het is bijna onmogelijk om in dit stadium geen aannames of schattingen te doen. Deze zijn per definitie niet exact en dus moet je bewust omgaan met onzekerheden. Een goede manier om hiermee om te gaan is om inzicht te geven in de mate van onzekerheid.

 

4. Zorg voor een duidelijke scope.

Het bepalen van, en vooral het vasthouden aan, een scope is bij ieder project een uitdaging. Zo ook bij het opstellen en definiëren van een use case. Het vaststellen van de scope is dus van primair belang, van het begin tot het einde. Er moet gekeken worden naar de technische systemen die er wel of niet bij betrokken zijn, maar ook de bijbehorende processen en procedures. Benoem specifiek wat binnen en wat buiten de scope valt. Houdt hierbij rekening met de belangen van de verschillende betrokkenen bij de use case, wat voor de één vanzelfsprekend is, moet voor de ander wellicht benoemd worden.

 

November 2018