Ons privacy beleid

Bij SMT begeleiden we graag klanten in de wereld van Big Data. We geven onafhankelijk advies over de toepassing, mogelijkheden en strategische inzet van je data. Waardevolle informatie uit diverse databronnen, dus belangrijke informatie die beschermd moet worden. Net als je persoonsgegevens. Om ons werk zo goed mogelijk te doen, hebben we in sommige gevallen je gegevens nodig. We verzamelen en gebruiken in dat geval je gegevens. Natuurlijk begrijpen we daarbij dat je privacy van grote waarde is. Wij vinden het belangrijk dat je weet welke gegevens we gebruiken, met welk doel, hoe lang en met wie we de gegevens delen. Om hier meer duidelijkheid over te bieden hebben we dit privacybeleid opgesteld.

 

Welke gegevens verzamelen we?

Als je onze website bezoekt of gebruik maakt van één van onze diensten, verzamelen we je gegevens. Welke gegevens we exact verzamelen, is afhankelijk van wat je gebruikt en hoe je het gebruikt. Niet alle gegevens die we verzamelen zijn persoonlijke gegevens. Zo is een bezoek aan onze website anoniem. Er zijn twee categorieën gegevens die we verzamelen en gebruiken:

  • Persoonlijke gegevens die je zelf verstrekt of verstrekt worden door het bedrijf waarvoor je werkt. Met deze gegevens gaat het vooral om je naam, e-mailadres en telefoonnummer.
  • Metadata welke wordt verzameld of gegeneerd wanneer je gebruik maakt van een computer of wanneer je gegevens verzendt via bijvoorbeeld het internet. Denk hierbij aan: type verbinding, IP-adressen, besturingsprogramma van de computer en browser. Deze gegevens worden enkel verzameld om het gebruik en de inhoud van de website zo optimaal mogelijk te kunnen afstemmen op de voorkeuren en wensen van de bezoekers.

 

Met welk doel verzamelen we de gegevens?

Er zijn verschillende doeleinden waarom we gegevens van je nodig hebben. We zullen nooit onnodig gegevens van je verzamelen en/of bewaren. Zodra de gegevens geen doel meer hebben, zullen deze door ons worden verwijderd. De verschillende doeleinden van de door ons verzamelde data zijn te verdelen in de volgende categorieën:

  • Trainingen en workshops

Indien je een training of workshop bij ons volgt, dan hebben we daarvoor je e-mailadres, naam en telefoonnummer nodig. Je naam is nodig voor het certificaat van deelname en ten behoeve van de presentielijst. Je e-mailadres is nodig om te zorgen dat je de online-trainingsomgeving en trainingsmateriaal krijgt gestuurd vanuit trainingsleverancier Splunk. Als laatste is je telefoonnummer nodig, indien er onvoorziene omstandigheden zijn, zodat we snel in contact met je kunnen komen.

  • Producten (Hardware, software en support)

Bij de aankoop van een product met mogelijk maintenance en support hebben we de naam, bedrijfsadres en het e-mailadres van de eindgebruiker nodig. Dit dienen we door te sturen naar de leverancier om deze zaken juist te laten registeren. Dit mag ook een algemeen gegenereerde afdeling en e-mailadres zijn, zolang het maar het domein van de eindklant bevat. Indien je als klant gebruik wilt maken van ons supportportaal hebben we je naam en emailadres nodig als gebruiker van het product. Zo kunnen we je aanmelden in ons portaal en kun je support tickets registeren. Indien de supportovereenkomst niet wordt verlengd, zullen we de niet meer benodigde gegevens verwijderen.

  • Marketing (nieuwsbrief, updates etc.)

We bieden je de mogelijkheid om je aan te melden voor de nieuwsbrief en andere updates. Als je uitdrukkelijk je toestemming verleent, dan leggen we je e-mailadres en naam vast in onze mailingtool. Wij gebruiken deze gegevens enkel voor marketingdoeleinden zoals het verzenden van nieuwsberichten en informatie waarvan wij verwachten dat deze relevant voor je is. Je kunt je hiervoor op elk moment uitschrijven via een link onder aan de e-mail.

  • Vacatures

Als je jouw gegevens achterlaat middels een reactie op een vacature, dan gebruiken wij die gegevens alleen ten behoeve van het sollicitatieproces. Indien je een CV doorstuurt zal dit gedeeld worden met de medewerkers die bij het besluitproces van de sollicitatie betrokken zijn. Mocht je niet voor SMT gaan werken, dan verwijderen wij aan het einde van het proces al je gegevens.

 

Op basis van welke gronden verwerken wij je gegevens?

Wij verwerken je gegevens op basis van één van de volgende redenen:

  • Je hebt toestemming gegeven voor het verwerken van je persoonlijke gegevens voor één of meerdere specifieke redenen.
  • Het verwerken is nodig voor het uitvoeren van een contract
  • Het verwerken is nodig voor het voldoen aan een wettelijke verplichting.

 

Waar worden je gegevens bewaard?

Wij bewaren persoonsgegevens zolang als dat in redelijkheid noodzakelijk is voor onze genoemde doeleinden en om te voldoen aan fiscale en wettelijke bewaarverplichtingen. Wij gebruiken een Cloud omgeving van Google om je gegevens te verwerken. Daarnaast hebben we een interne server waar een aantal gegevens worden bewaard en een externe server voor onze website in Nederland.

 

Met welke externe partijen delen we je gegevens?

In een aantal gevallen verstrekken we indien nodig je gegevens aan externe partijen. Wij zullen je gegevens echter nooit doorverkopen aan derden. Zoals eerder aangegeven moeten we gegevens delen met onze externe dienstverleners en leveranciers, om je aangekochte dienst of product te kunnen leveren. Wij delen hierbij alleen de strikt noodzakelijke gegevens en dit geeft de externe partij niet de grondslag om je gegevens voor andere doeleinden te gebruiken. Zij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor het uitvoeren van de dienst of leveren van een product. Een voorbeeld is het doorgeven van een e-mailadres van een cursist van een training aan onze trainingsleverancier, zodat zij ervoor kunnen zorgen dat de cursist toegang heeft tot de online trainingsomgeving.

De meeste gegevens blijven ook na doorgave binnen de Europese Unie of de EER. Indien het nodig is om de gegevens buiten de EU te verzenden, dan werken we alleen met partijen die voldoende bescherming bieden volgens de Europese regels. Zo vallen onze Amerikaanse partners onder de Privacy Shield.

Op www.smtware.com staan een aantal links naar websites van onze partners. Als je daarop klikt, wordt de website van die partner geopend. Houd er rekening mee dat zodra je op de website van één van onze partners bent, het privacybeleid en cookiebeleid van de desbetreffende partner van toepassing is.

 

Hoe gaan we om met de beveiliging?

Er zeker van zijn dat je persoonsgegevens beveiligd zijn, is heel belangrijk voor ons. Wij nemen alle mogelijke passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Mocht het toch voorkomen dat wij bekend zijn met een datalek, dan zullen wij zowel jou als de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan binnen 24 uur op de hoogte stellen.

 

Je gegevens aanpassen of verwijderen?

Mocht je geïnteresseerd zijn in welke gegevens wij van je hebben, dan kun je dat bij ons opvragen. Indien bepaalde gegevens niet kloppen, dan heb je de mogelijkheid deze te wijzigen. Daarnaast kan je ons vragen om je gegevens te verwijderen. Mocht je eerder toestemming hebben gegeven voor het verwerken van je gegevens, dan kun je deze ook weer intrekken.

Ook kun je aangeven je gegevens te beperken. Hiermee kan de verwerking tijdelijk worden stilgelegd en kan pas met je toestemming gegevensverwerking plaatsvinden. Verder is er nog het recht om je gegevens te laten overdragen. Dan krijg je van ons je gegevens in een bruikbaar en leesbaar format toegezonden. Dat geldt voor elektronische gegevens die we gebruiken voor de uitvoering van een overeenkomst die we met je zijn aangegaan of waarvoor je toestemming hebt gegeven.

Er zijn uitzonderingen waarbij wij je verzoek mogen weigeren, bijvoorbeeld als wij op basis van een wettelijke plicht bepaalde gegevens dienen te bewaren. Als dit zich voordoet, dan informeren wij je daar zo snel mogelijk over.

 

Heb je vragen?

Heb je een vraag, dan is het mogelijk om contact met ons op te nemen. Je kunt een mail sturen naar: privacy@smtware.com. Of door een brief te sturen naar het volgende adres:

SMT Simple Management Technologies B.V.
T.a.v. Afdeling Privacy
Maria Montessorilaan 25
2719 DB Zoetermeer.

 

Wijzigingen

Dit privacybeleid kan op ieder moment worden aangepast. We raden je aan het privacybeleid regelmatig te raadplegen.